Le processus de recrutement joue un rôle essentiel dans la gestion des ressources humaines, en permettant aux organisations, d’identifier et de sélectionner les talents les plus adaptés à leurs besoins spécifiques. Ce processus ne se limite pas à pourvoir un poste vacant, il est également un levier stratégique pour renforcer la performance de la collectivité.
1 - Identification du besoin
Il convient d’analyser les besoins de l’organisation et de définir les compétences requises pour le poste. Cela peut inclure non seulement des compétences techniques, managériales et d’expertise ou encore des qualités humaines et aptitudes liées à la personnalité
La consultation éventuelle du comité technique (CST) : le CST doit être consulté avant toute décision de suppression, transformation d’emplois, réorganisation de service et notamment les modifications d’exercice des emplois sans modification des durées de travail.
Besoins identifiés
Enjeux de l'organisation
Décision
↗ Création de poste ↘ Reconduction de poste à l'identique
2 - Élaboration ou mise à jour de la fiche de poste
Préalable incontournable à une campagne de recrutement, la définition de poste a de multiples objectifs, puisque les informations obtenues vont permettre, non seulement de définir les critères de sélection mais aussi d’identifier les éléments relatifs à l’évaluation de l’emploi ou à l’appréciation des agents
Les questions à se poser
- Existe-t-il un profil de poste ou une fiche métier ? Où trouver des modèles ? Il est possible de s’appuyer sur son propre référentiel métiers ou d’utiliser le répertoire des métiers du CNFPT. Si la fiche de poste existe il conviendra de la faire évoluer (les évaluations professionnelles de l’agent qui occupait le poste peuvent être utiles)
- Quelles connaissances sont nécessaires ? Quel savoir- faire ? Quel niveau relationnel ?
- Quelles évolutions de poste depuis 6 ans… ou dans 3 ans ?
- Quelles responsabilités ? Quel niveau d’autonomie ?
- Quels équipements ? Horaires ? Quelle rémunération ?
3 - La déclaration de vacance de l'emploi
Toute décision de nomination d’un agent (mutation, promotion, retraite, disponibilité, création d’emploi) est soumise, sous peine de nullité, à cette formalité obligatoire (article 43 du décret n°85-643 du 26 juin 1985). En revanche les emplois susceptibles d’être pourvus uniquement par avancement de grade ne sont pas soumis à cette obligation. Le non-respect de cette procédure obligatoire, en cas de recours devant le tribunal administratif, peut entraîner l’annulation de la nomination de l’agent (Article L.452-36 du CGFP).
La vacance d’emploi doit préciser le motif de la vacance et comporter une description du poste (Article L.313-4 du CGFP).
Le décret n°2019-1414 indique que l’avis de vacance doit mentionner les missions, qualifications requises, compétences attendues, conditions d’exercice et le cas échéant les sujétions particulières. La saisie et le suivi de l’ensemble de ces déclarations se fait entièrement sur le site Emploi Territorial.
4 - Rédaction et diffusion de l'offre d'emploi
1er contact du candidat avec la collectivité, l’annonce doit être rédigée à partir de la définition du profil de poste afin d’être cohérente avec le besoin de recrutement.
Préalablement à la diffusion externe de l’annonce, la transmission de la vacance d’emploi en interne s’avère être un levier de mobilité intéressant et le révélateur d’une politique RH dynamique.
Attractive
Claire
Sélective mais non discriminante
Informative
Les canaux de diffusion
Les sites gratuits
- Le site de votre collectivité
- Emploi Territorial
- Choisir le service public
- APEC
- France Travail
Les sites payants spécialisés dans la FPT
Les réseaux
S’ils constituent pour les candidats un très bon moyen d’accroitre leur visibilité sur Internet, les réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, , Instagram …etc.) offrent de nombreuses opportunités pour les RH, notamment en matière de communication de la marque employeur, de diffusion des offres d’emploi, d’approche directe et de recherche d’informations sur les candidats.
A chaque réseau social sa spécificité : interagir avec une large audience sur Facebook, établir des connexions professionnelles sur LinkedIn, ou créer du contenu engageant sur Instagram.
Attention toutefois à ne pas utiliser d’informations personnelles sans le consentement des candidats
5 - Sélection des candidats
Plusieurs options sont possibles :
- L’exploitation des candidatures reçues suite à la diffusion d’offres d’emplois ou des candidatures spontanées ;
- La recherche de candidats en interne susceptibles de correspondre au profil (mobilité interne) ;
- L’utilisation des CVthèques disponibles sur les plateformes et offrant un accès gratuit : emploi-territorial.fr/
La présélection, le tri des CV : L’évaluation d’un CV se fait sur l’effort de présentation (forme) et sur le fond (pertinence des informations en cohérence avec les besoins exprimés sur le niveau d’étude, le diplôme, le parcours professionnel et les compétences). Le tri des CV s’opère à partir d’une grille d’analyse en reprenant les critères recherchés du profil de poste et en les hiérarchisant.
La lettre de motivation vient compléter ce qui a été dit dans le CV. Elle permet d’ apprécier l’aisance rédactionnelle, la capacité à reformuler l’assimilation des normes (formalisme) mais permet surtout au candidat d’exprimer sa motivation.
Affiner la présélection par un entretien téléphonique peut permettre de confirmer certains points et de recueillir des informations supplémentaires qui faciliteront sans doute les décisions avant de convoquer le candidat : la disponibilité, l’intérêt pour le poste et les prétentions salariales.
6 - Organiser et conduire les entretiens
L’objectif est de s’assurer que le candidat possède les compétences et l’expérience requises pour réussir dans le poste.
Cette étape consiste à analyser les candidatures, vérifier les références, organiser les entretiens, évaluer les capacités de raisonnement logique, d’attention, de vitesse de traitement (tests techniques /psychotechniques).
D’autres outils d’évaluation comme des mises en situation, des tests de connaissance ou d’aptitude, de personnalité pourront également être mis en œuvre.
La collectivité peut se faire assister par des prestataires extérieurs (Centre de gestion, cabinet de recrutement) pour tout ou partie du processus de recrutement (définition du profil de poste, rédaction de l’annonce, tri et sélection de candidatures…).
7 - Les modalités administratives de recrutement
Une fois le candidat choisi, il est préconisé d’envoyer :
- Un courrier de réponse d’embauche au candidat
- La simulation salariale
La demande de casier judiciaire peut prendre quelques jours, il est conseillé d’anticiper la demande.
Une fois que le futur agent accepte les conditions d’embauche, il convient de lui envoyer le courrier de recrutement reprenant les conditions d’embauche à savoir la date de prise de fonction, la rémunération, l’intitulé du futur poste occupé.
Pour les contractuels, il est conseillé de mentionner la date de fin de contrat. La DRH doit établir sur le site de l’URSSAF la déclaration préalable à l’embauche au plus tôt huit jours avant la date de prise de fonction. Le non-respect de cette obligation est passible de sanctions pénales.
Pour les titulaires déjà en poste dans une autre structure il faudra envoyer un courrier à l’attention du président ou du maire de la collectivité d’origine pour les informer de la demande de mutation. Il faudra également transmettre à l’agent :
- Un formulaire nécessaire à la constitution du dossier administratif
- La liste des pièces à fournir (pièce d’identité, RIB, attestation de la carte vitale, diplôme…).
Avant toute prise de fonction, une visite médicale du futur collaborateur est obligatoire. L’objectif est de déterminer si la personne recrutée est apte à assurer ses fonctions.
8 - L'intégration de l'agent
Rassembler les documents importants (livret d’accueil, règlement intérieur de la collectivité, rapport d’activité annuelle, répertoire téléphonique, organigramme).
Mettre le nouvel arrivant en relation avec le service informatique et autres agents en charge de la logistique.
Lui proposer de rencontrer individuellement l’ensemble des agents de la collectivité.
Définir les besoins de formation à court et moyen terme.
Enfin, lui demander de rédiger un rapport d’étonnement après quelques mois d’exercice.