L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire.
Cette obligation s’applique également aux stagiaires et aux agents contractuels.

L’existence d’un dossier individuel constitue une garantie pour les agents qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l’autorité ayant pouvoir de nomination et pouvoir disciplinaire. (art. L137-4 CGFP)

La communication du dossier individuel est obligatoire avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire.